KARTOTEKI Z EXCELA - NARZĘDZIOWNIA - Wgrywanie kartotek z plików excela do bazy MS SQL 2008 server
Programy z firmy SoftwareStudio Sp. z o.o. wykorzystają standardowo jako bazę danych Microsoft SQL 2008 server. Ponieważ w trakcie wdrożeń oraz zwykłej eksploatacji systemu pojawiają się potrzeby szybkiej aktualizacji lub uzupełniania danych dostępny może być moduł za pomocą którego można w łatwy sposób wgrywać nowe kartoteki do bazy lub aktualizować istniejące zapisy bezpośrednio z plików w formacie MS Excel – pliki z rozszerzeniem XLS.
Zasady tworzenia plików XLS
W celu prawidłowego wgrywania danych do bazy SQL programów SoftwareStudio należy przygotować pliki w formacie XLS wg następujących zasad:
- Nazwa pliku zawierająca dane do wgrania kartotek może być dowolna, ale format pliku musi być XLS
- Plik Excela musi zawierać zakładkę z której będą pobierane dane o nazwie Arkusz1
- W pierwszym wierszu tabeli należy podać nazwy kolumn zgodne z aktualną strukturą tabel SQL (w tym celu należy sprawdzić aktualną konfigurację i dokumentację danej wersji używanego programu)
- Kolejne wiersze tabeli muszą zawierać dane jakie mają być przegrane do bazy programu
- Wiersze muszą zwierać dane zgodne z formatami przyjętymi przez bazę SQL. W szczególności należy prawidłowo podawać dane dla kolumn
- logicznych typu TAK lub NIE,
- data
- kolumny numeryczne np. ceny.
- Kolumny logiczne 0 oznacza NIE, 1 oznacza TAK o Data w formacie YYYY-MM-DD o Wartości podawać w formacie tylko cyfry, miejsca dziesiętne oddzielone przecinkiem
- Można w dowolny sposób formatować graficznie kolumny, kolorować oraz wprowadzać komentarze
- Nie wolno podawać nazw kolumn w tabeli, których nie ma w bazie SQL – dane się nie przegrają
- Strona kodowa polskich znaków diakrytycznych Windows 1250
- Standardowo można wgrywać dane dotyczące kartotek asortymentowych (tabela knaso) oraz kontrahentów (tabela knkon)
Ważne kolumny
W trakcie wgrywania danych, a w szczególności wykonywania aktualizacji zapisów w bazie SQL (metoda UPDATE) niektóre kolumny są obowiązkowe, aby cały proces został prawidłowo wykonany
Tabela KNASO
- PRX – 3 znakowy identyfikator do wydzielenia rodzaju wgrywanej kartoteki, np. TH towary handlowe, CZE części, USL usługi
- MAGAZYN – 5 znakowy identyfikator symbolu magazynu, jeżeli nie jest wykorzystywany to należy podać MG
- INDEKS – identyfikator danego artykułu, razem z kodem PRX i symbolem magazynu wymuszają unikalność zapisu w bazie tzn. nie można dopisać 2 kartotek o tym samym indeksie w ramach grupy PRX i tego samego magazynu
Tabela KNKON
- ACH – 1 znakowy identyfikator rozróżniający kontrahentów np. K – klient, P – pracownik, S – spedytor, R – partner
Import kartotek z pliku Excela XLS W celu wgrania nowych kartotek towarowych z pliku Excela należy podać (wskazać) plik do wgrania oraz wybrać typ danych do wgrania:
- Asortyment – wgrywanie danych do tabeli KNASO – dotyczy asortymentu, części zamiennych, usług itp.
- Kontrahenci – wgrywanie danych do tabeli KNKON – dotyczy klientów, pracowników, partnerów, spedytorów itp.
Jeżeli jakaś pozycja (lub więcej pozycji) nie może zostać prawidłowo wgrane do bazy to zostanie wyświetlona lista takich pozycji w postaci polecenie SQL, za jego pomocą można próbować diagnozować przyczyny. Odrzucone zostają także wszystkie rekordy nie spełniające wymagań zgodności bazy np. jeżeli wiersz w tabeli Excela zawiera cenę mniejszą od zera to taki wiersz nie zostanie wgrany do bazy.
Import nowych kartotek przeprowadza się standardowo na początku wdrożenia przegrywając dane ze starego systemu. Można także wgrywać dane otrzymywane w formie nowych katalogów od dostawców, jednak inną częstą czynnością jest opcja uzupełniania – aktualizacji danych w bazie. Kartoteki można oczywiście modyfikować za pomocą formularzy dostępnych z poziomu programu, ale w przypadku wielu zmian szybsze i łatwiejsze może być przygotowanie odpowiedniego arkusza Excela i uruchomienie procedury aktualizacji danych. W celu określenia dla jakiego wiersza dane mają być przegrywane program stosuje identyfikację na podstawie unikalnych identyfikatorów.