Zarządzanie dokumentami
System Archiwizacji Dokumentów pozwala w wygodny sposób gromadzić dokumenty w centralnym repozytorium.
|
Elektroniczna archiwizacja dokumentów
|
|
Archiwizacja (ang. backup) to proces wykonywania kopii danych w celu zabezpieczenia ich przed utratą wskutek wystąpienia takich zdarzeń losowych jak powódź, pożar, włamanie, awaria sprzętu lub oprogramowania, czy skasowanie ich przez użytkownika. Elektroniczna archiwizacja kopii dokumentów papeirowych rozszerza te definicje o zabezpeiczanie kopii oraz umożliwianie szybkiego do nich dostępu poprzez funkcje wyszukwiania.
|
|
|
System zarządzania dokumentami
|
|
System zarządzania dokumentami jest to narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach: przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływające z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy, i inne).
|
|
|
Zabezpieczanie dokumentów
|
|
Archiwizacja może obejmować zarówno dane tworzone i przechowywane bezpośrednio przez użytkownika (dokumenty tekstowe, obrazy, filmy, bazy danych itp.), a także elementy systemu (pliki konfiguracyjne, rejestry), czy nawet całe systemy operacyjne (partycje lub dyski twarde). Sposób i rodzaj archiwizacji jest ściśle związany z potrzebami, systemem operacyjnym, kosztami oraz wymaganym czasem niezbędnym do jej odtworzenia, a także wreszcie dostępnym oprogramowaniem.
|
|
ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI - System Archiwizacji Dokumentów pozwala w wygodny sposób gromadzić dokumenty w centralnym repozytorium. Dzięki wykorzystaniu interfejsu przeglądarki internetowej zapewniony jest łatwy dostęp oraz intuicyjna obsługa. Mechanizmy automatycznego przesyłania dokumentów zeskanowanych z urządzenia ułatwia pracę np. przez serwer FTP. Dzięki integracji można łatwo włączyć zarządzanie dokumentami i wyszukiwanie do procesów zarządzania i pracy grupowej. Otwarta architektura umożliwia tworzenie i rozbudowywanie repozytoriów oraz skuteczne dostosowywanie ich do zaawansowanych potrzeb poprzez tworzenie dedykowanych modułów.
Skanowanie dokumentów
Program wyposażony jest w moduł, który obsługuje skanery pracujące pod kontrolą Windows w standardzie TWAIN. Skanowanie dokumentów uruchamiane jest za pomocą modułu programu a przechycone obrazy są kojarzone z danymi opisującymi daną sprawę. Mozna przypisąc dowolną nazwę liście plików (skanów) a program wykonuje automatyczną numerację kolejnych stron załączników.
Po uruchomieniu program wyświetla okno składające się z górnej części MENU w postaci zakładek oraz główne okno aplikacji, które wyświetla stronę startową (HOME) zawierającą skróty do najpopularniejszych elementów programu.
Menu dostosowane jest do przyjętej klasyfikacji spraw (dokumentów): sprawy bieżące, sprawy archiwizowane i sprawy usunięte.
Okno wyświetlania spraw składa się dwóch podstawowych elementów. W lewym oknie wyświetlana jest lista spraw i załączników, w prawym – informacje szczegółowe dotyczące zaznaczonej sprawy lub załącznika.
Lista spraw i załączników grupowana jest według numeru sprawy.
Przy wyświetlaniu spraw i załączników wprowadzone jest wyróżnienie dla spraw. W zestawieniach sprawy, wiersz w którym wyświetlana są informacje o sprawie zaznaczony jest kolorem żółtym.
W oknie wyświetlającym zestawienie spraw i załączników aktywna jest funkcja filtrowania. Za pomocą wiersza filtrowania można wyszukiwać sprawy według wyświetlonych pól (numer sprawy, data wpływu, nadawca, adresat, data skanowania, rodzaj, słowa kluczowe).
Polecenia ARCHIWUM umożliwia przeniesienie całych spraw do rejestru dokumentów archiwizowanych. Do archiwum przenoszona jest sprawa zaznaczona (przez kliknięcie). Przy archiwizacji zaznaczany jest dowolny załącznik sprawy lub sprawa. Po wybraniu polecenia ARCHIWUM wyświetlony zostaje komunikat z pytaniem o archiwizację sprawy.
http://dokumenty.softwarestudio.com.pl/program/zarzadzanie-dokumentami/dokumenty/9264074440222
|