Administrator systemu DMS

Administrator programu Studio Dokumenty


ADMINISTRATOR SYSTEMU DMS - Moduł administrator programu do skanowania i archiwizacji dokumentów posiada kilka opcji pozwalajacych na skonfigurowania i moniotorwanie działania apliakcji.


UŻYTKOWNICY

Pozycja menu wyświetla listę dopisanych w programie użytkowników. W kartotece aktywne są funkcje dopisania użytkownika, modyfikacji danych użytkownika oraz usunięcia kartoteki użytkownika. Nowy użytkownik dopisywany jest przez kliknięcie wiersza z komunikatem Kliknij aby dodać nowy wiersz. Rola dopisywanego użytkownika wybierana jest z listy skorowidza ról wyświetlanego przez przycisk listy rozwijanej. Pozycję skorowidza należy wybrać prze kliknięcie lub zaznaczenie kursorem i potwierdzenie wyboru klawiszem . Dla użytkownika należy zdefiniować LOGIN, NAZWISKO, IMIĘ oraz zapisać znacznik w polu AKTYWNE. LOGIN użytkownika stanowi nazwa serwera oraz nazwa użytkownika zapisana w formie NAZWA SERWERA\NAZWA UŻYTKOWNIKA. Przy próbie dopisania użytkownika bez informacji obowiązkowych wyświetlone zostają komunikaty błędu. Kartoteka użytkownika nie zostaje dopisana.

STATUS

Skorowidz pozwala zdefiniować wykorzystywane statusy dla dokumentów wraz z podaniem ikony (plik graficzny stanowiący graficzną prezentację – miniaturę).

NUMERY SPRAW

Skorowidz numerów spraw przeznaczony jest do zapisania symboli numeracji rejestrowanych spraw. Skorowidz obsługuje pole NUME SPRAWY.

Pozycje skorowidza zawierają 3 pola:
- AKTYWNE – znacznik aktywności pozycji skorowidza. Pozycje zaznaczone, jako nieaktywne nie są wyświetlane w polach obsługiwanych przez skorowidz.
- KOD – symbol pozycji, który jest zapisywany w dokumentach.
- OPIS – nazwa pozycji - opis.

Dopisanie pozycji skorowidza wykonywane jest przez wiersz dopisania. Pozycja skorowidza zostaje zapisana przez użycie kombinacji klawiszy .

NUMERACJA

Pozycja menu wyświetla zestawienie szablonów numeracyjnych stosowanych w programie.

Pola zestawienia szablonów numeracyjnych:

- AKTYWNE – znacznik aktywności pozycji,

- TYP – symbol zapisywany w numerze

- OPIS – charakterystyka szablonu numeracyjnego,

- NUMER – ostatni zapisany w programie numer kartoteki lub dokumentu,

- ROK – rok, w którym stosowana jest numeracja.

- TERMIN DO – data, do której numerowane są kartoteki lub dokumentu według szablonu.


Szablon numeracyjny KON jest automatycznie dopisywany przez zapisaniu pierwszej kartoteki kontrahenta (dłużnika lub nadawcy).
Szablony numeracyjne dla spraw są automatycznie dopisywane przy zapisywaniu spraw (dokumentów).

DZIENNIK ZDARZEŃ

Udostępnia informacje o zdarzeniach w postaci listy (tabeli) z informacją kto i kiedy wykonywał określoną czynność.
http://dokumenty.softwarestudio.com.pl/program/administrator-systemu-dms/dokumenty/9290202451885
Administrator systemu DMS
Share Files
Pozycja menu SHAREFILES zawiera pozycje szczegółowe:

- Publiczne foldery i pliki
- Prywatne foldery i pliki

PUBLICZNE FOLDERY I PLIKI

Po otworzeniu modułu w lewym panelu jest wyświetlana w postaci drzewka lista folderów, a w prawym opcja wyszukiwania plików i folderów. Po zaznaczeniu dowolnego folderu w folderze plików wyświetlany jest w prawym ekranie wiersz ...
Zestawienie dokumentów
Rejestr ZESTAWIENIA DOKUMENTÓW zawiera wszystkie archiwizowane dokumenty z każdym stanem i statusem. Dokumenty są wyświetlane z ostatnich 3 misięcy, ale zapomocą funkcji w prawym grónym rogu ekranu można określić dowolny przedział czasowy zestawienia dokumentów.

UWAGA: należy pamiętać, że rejestrując dużo dokumentów i podając długi przedział czasowy obciążamy serwer takim żądaniem.
Archiwum dokumentów
Menu wyświetla zestawienie dokumentów przeniesionych do archiwum - jest to wydzielona z abzy grupa dokumentów oznaczonych specjalnym identyfikatorem.

Dokumenty grupowane są według numeru sprawy. W lewym oknie wyświetlane jest zestawienie spraw, w prawym – szczegóły wybranej, zaznaczonej przez kliknięcie sprawy. Sprawy zaznaczone są kolorem żółtym.
W menu aktywna jest funkcja filtrowan ...
Archiwizacja dokumentów
Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny ...
Zarządzanie dokumentami
System Archiwizacji Dokumentów pozwala w wygodny sposób gromadzić dokumenty w centralnym repozytorium. Dzięki wykorzystaniu interfejsu przeglądarki internetowej zapewniony jest łatwy dostęp oraz intuicyjna obsługa. Mechanizmy automatycznego przesyłania dokumentów zeskanowanych z urządzenia ułatwia pracę np. przez serwer FTP. Dzięki integracji można łatwo włączyć zarządzanie dokumentami i wyszukiwa ...